Congrès MATh.en.JEANS
Comité d'organisation : P. Audin, P. Duchet, H. Grac, F. Parreau,
pour l'association MATh.en.JEANS, Stéphane Labbé, Pierre
Pansu pour le Laboratoire de Mathématique
Responsable accueil : Liliane Bel <Liliane.Bel@math.u-psud.fr>
- préparer le stand d'accueil au 1er étage du 338 : branchements
électrique (services techniques, B. Coudray, 57664), téléphonique
(?) et réseau (A. Ramparison, 56001), ordinateur (PC windows avec
word), imprimante, photocopieur (emprunter celui de la salle 104* au bâtiment
430 avec son compteur, se munir du code d'accès), ramettes de papier,
téléphone ;
- être en contact avec la gardienne du 338, (Mme Cosnuau, 54683)
;
- définir le protocole d'accueil d'un groupe de participants
: enregistrement des arrivées, distribution des pochettes, des tickets
de repas de midi, des tickets pour le repas du dimanche soir, des tickets
de visites ;
- recruter une équipe qui assurera une permanence auprès
du comité d'organisation, organiser cette permanence ;
- se munir d'une carte d'accès, d'une carte de photocopie et
d'une clé pour accéder au photocopieur en libre service du
425 ; veiller à son approvisionnement en ramettes de papier.
- le vendredi 22, avec quelques gros bras, installer le stand.
- veiller au bon déroulement de l'accueil le samedi matin et des
permanences le reste du temps.
- avec quelques gros bras, rapporter le matériel emprunté
au 425/430, ranger.
Responsable valisettes : Bernard Bercu <Bernard.Bercu@math.u-psud.fr>
- obtenir d'Hervé Grac <herve.grac@wanadoo.fr> la liste des participants
;
- établir avec l'association MATh.en.JEANS et les services com
de l'université (B. Bourdon, 55105) et de l'UFR (M. Bessière,
55125, et F. Trouslard, 57540) la liste des documents à insérer
dans les pochettes destinées aux participants ;
- préparer la partie locale des informations à fournir
aux participants : plan, services (toilettes, cabines téléphoniques...),
animations (visites de labos) ;
- recruter une équipe de remplisseurs de pochettes ;
- la semaine du 18, rassembler les documents, valisettes, badges (faire
livrer certains d'entre eux), et organiser une séance de remplissage
;
- le vendredi 22, avec quelques gros bras, apporter les pochettes en
338.
Responsable salles de conférences : Lionel Paumond <Lionel.Paumond@math.u-psud.fr>
- se faire expliquer le fonctionnement et la disponibilité du matériel
vidéo/sono du grand amphi (service intérieur, F. Durivaux,
56567), de la salle 103 du bâtiment 308 (gardienne Mme Cosnuau, 54683),
de l'amphi H5 du bâtiment 333 (J. Olive, 55512, secrétaire
C. Betkaoui, 57024) : écran, rétroprojecteur, micros, vidéoprojecteur
éventuel ;
- recruter une équipe de chairmen, organiser une rotation ;
- recenser et emprunter tous les rétros et vidéoprojecteurs
du 425 et du département d'enseignement de maths, emprunter des
boîtes de transparents, des feutres à transparents ;
- veiller à ce que des prolongateurs électriques soient
disponibles au 337 (services techniques, B. Coudray, 57664) ;
- le vendredi 22, installer le matériel emprunté en 337
salle 2 (2 rétros, 2 micros), en 338 salles 104 et 105 (2 rétros
dans chaque) ;
- superviser la rotation des chairmen ;
- se tenir à la disposition des conférenciers et élèves
;
- en fin d'après-midi, après les conférences et
exposés, veiller à ce que le matériel de valeur (micros...)
soit mis en lieu sûr.
- rapporter le matériel emprunté en 425.
Responsables forum : Arnaud Chéritat et Jean Bretagnolle <cheritat@topo.math.u-psud.fr>,
<Jean.Bretagnolle@math.u-psud.fr>
- commander des branchements électriques (services techniques, B.
Coudray, 57664) ;
- obtenir l'autorisation d'utiliser les prises réseau (CRI ou
passer par A. Ramparison, 56001) ;
- commander à la division de l'orientation (J. Olive, 55512)
les panneaux à suspendre ;
- recruter une équipe de gros bras ;
- négocier la mise à disposition d'une salle machine
avec compte visiteurs au bâtiment 425 (J. Coursol) ;
- le vendredi 22, superviser le rangement des tables et des chaises
du bâtiment 337, le transport et l'installation des grilles caddie
du 338 au 337, l'accrochage et le numérotage des panneaux ;
- préparer les cartons numérotés pour l'attribution
des stands, les apporter à l'accueil le samedi matin ;
- installer des poubelles, bouteilles d'eau, verres, ramettes de papier,
punaises, ruban adhésif en 337 et 338 ;
- installer des poubelles et des cendriers à l'extérieur,
entre les bâtiments 337 et 338.
- se tenir en 337 à la disposition des élèves avec
diverses petites fournitures (ruban adhésif, papier, prolongateurs
électriques, transparents, feutres à transparents...).
- superviser le rangement des tables et des chaises du bâtiment 337
à l'identique (attention à la numérotation des tables),
le retour en 338 des grilles caddie, des panneaux.
Responsable sécurité : Fulbert Mignot <Fulbert.Mignot@math.u-psud.fr>
- être en contact avec le service intérieur (F. Durivaux,
56567), veiller à ce qu'il n'y ait pas de malentendu sur les heures
d'ouverture (8h30) et de fermeture (19h00) des bâtiments 337 et 338
; s'entendre sur la fermeture du lundi soir ;
- recruter une équipe de permanence, organiser une rotation
de sorte qu'il y ait toujours quelqu'un en 337 (resp. 338) de 8h30 à
19h00 ;
- emprunter la trousse de premier secours du bâtiment 425.
- le vendredi, samedi, dimanche soir à 19h00, le lundi soir à
22h00, avec les services de sécurité, ranger le matériel
de valeur du 337 au service planning ;
- le samedi, dimanche, lundi matin à 8h30, être présent
à l'ouverture du 337 par les services de sécurité
et réinstaller le matériel électronique ;
- le dimanche soir, veiller à la sécurité du banquet
(contrôle des entrées).
- rendre le matériel prêté par le SCAVO.
Responsable déplacements : Anne de Bouard <Anne.DeBouard@math.u-psud.fr>
- s'assurer auprès de la compagnie de cars (SAVAC, 0130528813) qu'il
n'y a pas de malentendu sur les trajets et horaires ;
- demander une banderolle signalant le congrès au bâtiment
338 (M. Bessière, 55125) ;
- veiller au flêchage du bâtiment 338 depuis le RER, puis
du 338 au 425 et aux restaurants (service intérieur, F. Durivaux,
56567) ;
- recruter une équipe d'accompagnateurs ;
- organiser l'accompagnement des élèves dans leurs déplacements
: repas, visites de labos, départ vers Villebon (rotation d'accompagnateurs).
- veiller au bon déroulement des déplacements.
Responsable repas : Marguerite Flexor <Marguerite.Flexor@math.u-psud.fr>
- fournir au CROUS (Mme Boudou, 57054) avant le 15 mars le nombre de convives
prévus pour les 3 repas de midi (chiffres à se procurer auprès
de H. Grac, <herve.grac@wanadoo.fr>) ;
- veiller à ce que l'association MATh.en.JEANS puisse payer
les repas avant le 20 mars ;
- organiser les repas du samedi soir (couscous CESFO, bâtiment
230, 200 personnes) et du lundi soir (buffet CROUS ??, RDC 338, 25 personnes)
avec les prestataires ;
- récupérer auprès du CROUS les contremarques
et les apporter au stand d'accueil le samedi matin ;
- préparer des tickets pour le repas du dimanche soir, les apporter
au stand d'accueil le samedi matin.
- veiller à ce que les horaires des repas soient respectés
;
- être l'interlocuteur du CROUS en cas de litiges dans les salles
du resto U.
- superviser le rangement et le nettoyage du rez-de-chaussée du
338.
Responsable animations : Mélanie Guénais <Melanie.Guenais@math.u-psud.fr>
- prévoir les animations (projection de films, expos, musique) ;
- se procurer des films (labo, Sciences Ressources 54275) ;
- commander au SCAVO (C. Azémar, 56232) du matériel de
projection de films, des cassettes avec des films en boucle ;
- être en contact avec le SCAVO (S. Guyon, 54317) au cas où
ils souhaiteraient tourner et/ou photographier ;
- être en contact avec les associations et labos qui proposent
des visites (Sciences ACO, Orsay-Nature, Clématis, CPO, IBP, ICMO,
IGM, LPGP), obtenir les horaires et conditions précis, élaborer
un programme (description des visites) à inclure dans la valisette
du participant ;
- envoyer à Sciences ACO la liste des participants la semaine
du 12 mars ;
- préparer des tickets (carton) pour les visites, les confier
à la reprographie du labo au plus tard le 20 mars pour tirage sur
carton et massicottage.
- le vendredi 22, aller chercher au SCAVO le matériel réservé,
les cassettes ;
- le vendredi 22, avec quelques gros bras (ou la camionnette du service
des achats groupés, Mr Reydellet, 57667), apporter la table de ping-pong,
les raquettes, les affiches et la caisse de l'expo Maths et Nature du 425
au 337 salle 2.
- être l'interlocuteur des associations et labos proposant des visites
en cas de litiges.
- sonoriser la salle du repas du dimanche soir et remporter la sono.
- rapporter la table de ping-pong etc... au 425, mettre de côté
le matériel du SCAVO au service planning.
Responsable communication : Pierre Pansu <Pierre.Pansu@math.u-psud.fr>,
Bernard
Bercu <Bernard.Bercu@math.u-psud.fr>
- prendre contact avec les services com de l'université (B. Bourdon,
55105) et de l'UFR (M. Bessière, 55125, et F. Trouslard, 57540),
pour le communiqué de presse, l'affichage,... ;
- se procurer 40 invitations et 150 affiches auprès de l'association
MATh.en.JEANS, en assurer la diffusion, partagée avec les services
com ;
- veiller à ce que quelqu'un du labo prenne des photos (T. Bousch
sollicité) ;
- se tenir à la disposition des cinéastes (SCAVO, Centre
multimédia, médias eventuels).
- aider les services com à préparer un compte-rendu du congrès
pour la presse interne à l'université ;
- envoyer des lettres de remerciement.
Responsable rencontre élèves/chercheurs : Yann Ollivier <ollivier@clipper.ens.fr>
- récupérer les questionnaires distribués aux élèves,
en faire la synthèse ;
- animer la rencontre élèves/chercheurs.