1. Mise au point du programme

a. Salles
Sur le programme, on garde les termes amphi 1 et amphi 2. Dans la feuille infos pratiques, on précise que
amphi 1 = H5 bâtiment 333
amphi 2 = 103 bâtiment 338

On veille à flêcher amphi 1 et amphi 2 à partir du 337 -> Anne de Bouard

Pour l'instant, on garde les ateliers dans le forum.

b. Horaires
Laisser un interstice de 5mn pour déplacement d'un bâtiment à l'autre.
Préciser que le dejeuner lundi commence à 13h15 seulement.
Le lundi, déplacer les rencontres à 12h30 ou même un peu plus tôt (à confirmer).

c. Titres des conférences plénières : ils sont connus depuis ce matin

d. Banquet : samedi, 19h à 22h, bâtiment 230

2. Repas

F. Parreau donne une estimation du nombre de convives aux repas de midi.
L'association souhaite ne payer que le nombre de repas servis, et non un forfait -> Marguerite Flexor.
Les tickets repas sont distribués chaque matin pour le midi, à l'accueil -> Liliane Bel

3. Accueil

a. Documents à mettre dans les valisettes
Bienvenue, liste participants (fournie par F. Parreau mercredi), informations pratiques (à compléter), invitation aux débats (2 feuilles-questionnaires), après-congrès et questionnaire (fournie par P. Duchet mercredi), Tangente, Kangourou, abonnement à Tangente (livré à Orsay jeudi), plan, Guide de l'étudiant.

400 valisettes (élèves), 100 pochettes (profs et chercheurs). Elles seront remplies par l'équipe d'Orsay dans la journée de vendredi  -> Bernard Bercu

b. Badges

On a besoin aussi des badges que l'association peut rassembler pour jeudi. Stéphane Labbé imprime et fait tirer des étiquettes sans nom pour les badges. Garniture des badges vendredi -> Bernard Bercu

c. Matériel
Prévoir un ordinateur windows+word+graveur+connexion internet, un préposé au photocopieur, des transparents photocopiables -> Liliane Bel

4. Transports

Un car suffit.
Faire de toute urgence une page web avec plan simplifié et itinéraire pour arriver au 338
- à pied depuis la gare d'Orsay-Ville
- en voiture depuis la F18 en passant par la barrière sud (qui seule sera ouverte le dimanche)
et l'envoyer au webmestre de MATh.en.JEANS -> Anne de Bouard

5. Hébergement

2 nuits d'hotel à réserver pour le chauffeur du car lillois.
Pansu propose d'héberger chez l'habitant les x personnes en surnombre le samedi soir (x jusqu'a 6).

6. Conférences

Plénières en amphi 1 (H5), exposés en amphi 1 (H5) et et amphi 2 (338), ateliers en 337, sous réserve de trouver un moyen de sonoriser : tables et chaises pour 50 personnes, + 50 chaises -> Lionel Paumond
Les exposés demandant un ordinateur sont regroupés en amphi 1 (H5).

7. Forum

74 stands (2 pc windows+reduce+geoplan+cabri2+connexion internet) : plutôt, mais pas exclusivement, sur les côtés
expos Femmes et Maths, Maths et Nature, Maths et vie quotidienne, Modélisation, espace ateliers : au centre
accueil et fourniture, distribution des goûters : entrée entre les 2 salles du 337

page de titre normalisée pour chaque stand, à distribuer à l'accueil -> Jean Bretagnolle, Liliane Bel

8. Rencontres

Profs/chercheurs : tous les profs devraient y participer, le questionnaire profs est à cet usage

Elèves/chercheurs : animé par Yann Ollivier, qui synthétisera les questions du questionnaire élèves

Etudiants/profs (demande de la formation des maîtres d'Orsay) le lundi après-midi : dans un créneau forum

9. Fournitures

En plus de celles prévues : ciseaux, ficelle, cafetières électriques + café + filtres, pince à onglet, cloches pour annoncer la fin des pauses, transparents photocopiables

10. Chairmen

Inauguration : 1. Pierre Duchet 2. Officiel Orsay 3. Pierre Duchet (discours et présentation de l'équipe MeJ) 4. Pierre Pansu (Infos pratiques et présentation de l'équipe d'Orsay)

Chairmen des conférences plénières : dimanche : J.-P. Kahane, lundi : A. Douady, samedi : ? -> Pierre Duchet

Chairmen des exposés et ateliers : chercheurs d'Orsay + des membres de MeJ recrutés le samedi matin à l'accueil -> Lionel Paumond

11. Sécurité

Présence de pompiers nécessaire ?
Rangement du matériel de valeur la nuit au 338 dans la salle des bagages -> Fulbert Mignot

12. Visites

Sont déjà organisées
- 2 conférences de 50 personnes chacune le dimanche matin en chimie (Parfums et Chimie Verte)
- 3 visites botaniques de 15 élèves le dimanche à 10h30, 15h30 et 16h00
- 5 visites de labos de 12 à 20 élèves (1 le dimanche après-midi, 3 le lundi matin, 1 le lundi après-midi).

En cours de mise au point : 2 labos, 2 bibliothèques -> Mélanie Guénais

Il est souhaitable qu'il y ait un prof dans chaque visite. comment l'organiser ?

13. Téléphone

Téléphone fixe à l'accueil du 338 : 0169155817
Permanence sécurité du campus :  0169154558
Appel secouristes : 0687051005 (samedi et dimanche)
Infirmerie bâtiment 336 : 0169157607 (lundi)

Téléphones portables

A. de Bouard : 0619705237
A. Fryc : 0620422421
H. Grac : 0670026083
S. Labbé : 0670753547
F. Mignot : 0671335283
P. Pansu : 0671485407
L. Paumond : 0603687326