Règle d'or : dès
qu'un projet de mission germe dans votre esprit, parlez-en à votre
secrétaire d'équipe !
Ce texte concerne les missions au départ d'Orsay des membres du département de mathématiques d'Orsay.
Sont considérés comme membres du département
- les enseignants et enseignants-chercheurs affectés à
l'université Paris-Sud ;
- les chercheurs CNRS affectés à l'UMR 8628 ;
- les doctorants inscrits à l'Ecole Doctorale de Mathématiques
d'Orsay ;
- les membres non permanents de l'UMR 8528 rémunérés
par le CNRS, DR4, ou l'université Paris-Sud (professeurs invités
par la CSE 25/26 d'Orsay, chercheurs invités CNRS, boursiers européens...)
L'ordre de mission est signé par le le Président de l'université
de Paris-Sud, le Directeur général du CNRS ou leurs délégués.
Le directeur du laboratoire ne figure pas au nombre de ces délégués.
15 jours avant le départ
Déposer au secrétariat de votre équipe une demande d'ordre de mission (fac ou CNRS suivant votre statut). Cocher la case sans frais. Cette demande, signée par le directeur du laboratoire ou ses délégués, sera transmise par votre secrétaire d'équipe à l'administration compétente.
L'ordre de mission vous est adressé par courrier à votre adresse professionnelle ou à votre secrétariat. Il vaut attestation de non paiement.
NB. Le directeur du laboratoire ne peut pas délivrer d'attestation
de non paiement.
15 jours avant le départ
(21 jours si l'administration doit prendre un billet ou verser une avance,
1
mois pour un voyage hors de l'Union Européenne)
Déposer au secrétariat de votre équipe une demande
d'ordre de mission (fac ou CNRS suivant votre statut).
Cocher la case avec frais, ne pas oublier les frais annexes
(inscription à un congrès...). Joindre les documents suivants.
- programme de colloque, convocation à un jury de thèse,
invitation ;
- photocopie du billet ou dates, heures et prix précis du voyage
;
- si vous êtes étudiant, copie de la carte d'étudiant.
Lors de la première demande, joindre un relevé d'identité
bancaire.
L'ordre de mission vous est adressé par courrier à votre adresse professionnelle ou à votre secrétariat d'équipe.
Au retour de la mission, apporter à votre secrétaire d'équipe
- l'ordre de mission complété et signé ;
et les pièces justificatives :
- billets originaux (facture dans le cas d'un billet électronique)
;
- plan de vol précisant les horaires ;
- cartes d'accès à bord (partie droite des coupons de
vols 1 et 2) ;
- reçu en cas de frais d'inscription ;
- notes d'hotel.
Si votre mission a eu lieu en France, on vous demandera alors d'attester
des conditions de restauration et d'hébergement dont vous avez bénéficié
: nuitées gratuites, repas gratuits ou en restaurant administratif.
Le montant d'un remboursement résulte d'un algorithme complexe,
cf. les références ci-dessous. Il se décompose en
remboursement des frais de voyage et des frais de séjour.
Les trajets en avion sont remboursés sur la base du tarif le
plus économique. Pour un trajet intérieur à la France,
il faut que le transport aérien soit plus économique que
le transport ferroviaire (+ nuitées éventuelles).
Pour certains pays, il vous faudra disposer
d'un passeport en cours de validité, obtenir un visa, fournir des
certificats de vaccination, etc... Vous trouverez ce genre d'information
sur le serveur du Ministère
des Affaires Etrangères.
Si vous souhaitez retrouver à l'étranger votre environnement
informatique quotidien, emportez vos affaires (fichiers de configuration,
textes...) sur une disquette zip. Si vous n'avez pas de lecteur zip dans
votre bureau, faites vous aider par votre secrétaire d'équipe.
Si le serveur sur lequel vous travaillerez à l'étranger dispose
de protocoles de communication protégés (ssh...),
vous pourrez même ouvrir à distance des fenêtres sur
votre serveur favori à Orsay. Si vous n'en êtes pas sûr
et tenez néanmoins à votre confort, adressez-vous avant
de partir à l'ingénieur
réseau du labo.
Zut, j'ai dépassé les délais!!
Que faire ?
- Adressez-vous à votre secrétaire
d'équipe.
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Administratives
Mis à jour le 22 novembre 2000