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Inventaire du matériel

 
 


Objectifs :

  1. présenter (début 2001) un bilan des achats de matériel depuis janvier 1998 ;
  2. faire une prévision des matériels à renouveler pendant le contrat quadriennal 2002-2005.

 

1. Acquisition


Lors de l'acquisition d'un matériel de plus de 5 kF HT, un numéro d'inventaire doit être attribué et étiquetté sur l'appareil.
 

Le numéro d'inventaire

Pour le matériel acheté sur crédits fac (contrat quadriennal, subventions IUF, BQR, contrats de coopération internationale) avant le 31 décembre 1998, le numéro d'inventaire est défini par les services comptables (voir Marylène Rousseau).

Pour tous les autres matériels, chaque équipe détermine ses numéros d'inventaire suivant la syntaxe suivante

Année à 4 chiffres/code équipe (GA, EDP, AH, STAT, TOPO, SC)/numéro d'ordre à 2 chiffres

Exemple : 1999/GA/12

Chaque équipe (et Marylène Rousseau pour les services communs) crée ses numéros d'ordre indépendamment des autres équipes.
 

Quand ?

A la réception de la facture. Pour le matériel acheté sur crédits fac, Marylène Rousseau remet une copie de la facture au gestionnaire d'équipe.
 

Opérations à effectuer simultanément

- Faire une étiquette et la coller sur l'appareil.
- Saisir le nouveau matériel dans la feuille de tenue d'inventaire de l'équipe (voir plus loin).
- Pour le matériel acheté sur crédit CNRS, lors de la saisie de la facture sous XLAB, saisir le numéro dans la rubrique Souche. Dans la rubrique Observations, indiquer la localisation. Attention : ne pas confondre avec le numéro d'ordre fabriqué automatiquement par XLAB et qui apparaît dans la rubrique N° d'inventaire.
 

Remarques :

  1. Un numéro par appareil. Par exemple, un ordinateur est constitué d'au moins 2 appareils : unité centrale et écran (on néglige clavier et souris, disques, lecteurs, graveurs externes).
  2. Il est utile d'inventorier, à usage interne, certains matériels de moins de 5 kF, comme les fax et les imprimantes.

 
 
 
 

2. Feuille de tenue d'inventaire par équipe

 
 

C'est une feuille excel comportant 11 colonnes correspondant aux champs suivants.
 

N° d'inventaire ;
Année d'acquisition ;
Localisation : n° de bureau, nom(s) de(s) l'utilisateur(s) ; le cas échéant Prêté à ... ; le cas échéant Sorti d'inventaire le ... ;
Type d'appareil, marque, référence : unité centrale, écran, lecteur ZIP, imprimante, fax, modem  ;
Système d'exploitation : Mac, Linux, Unix, Windows ;
Particularités : lecteur interne de disquettes, de CD, de ZIP ;
N° de série (le cas échéant) ;
Fournisseur ;
Origine de crédit : CNRS, CONTE (équipement quadriennal), CONTF (fonctionnement quadriennal), IUF, BQR, contrat (préciser lequel) ;
N° d'inventaire CNRS (c'est le numéro d'ordre incrémenté automatiquement par XLAB) ;
Prix d'achat.
 

Exemple
 
 
Inventaire Année Local Type OS Particularités N° série Fournisseur Crédits N° CNRS Prix d'achat
? 1998 116 Pansu PC Philips Linux disquette, CD Néant Option+ CONTE
? 1998 116 Pansu Ecran Smile couleur 15' 108A27551 Option+ CONTE
1999/SC/01 1999 116 Pansu Imprimante HP Laserjet 2100M connectée au PC FRFP005245 RK2 systems CONTF
1991/GA/05 1991 116 Pansu MacIIsi Mac disquette, clavier qwerty étendu CK1360JZC56* ? ? ?
1991/GA/05bis 1991 116 Pansu Ecran Mac NB 14' HX123070%M0404Z/B* ? ? ?

 

Mise en place

Dans un premier temps, saisir les matériels acquis en 2000, 1999 et 1998. Pour les matériels plus anciens, ne saisir que le type et la localisation, puis essayer de retrouver l'année approximative d'acquisition.
 
 

3. Base de donnée du service informatique commun


Elle a été initiée par Monique Lebronnec, pour les équipes GA et TOPO. Elle contient d'autres champs (logiciels installés...).

Dans la mesure de sa disponibilité, Monique Lebronnec saisira dans sa base les nouvelles acquisitions des équipes à partir de leurs feuilles d'inventaire.
 
 

4. Sortie d'inventaire

Procédure CNRS

Se procurer auprès du service financier (délégation régionale) les 2 formulaires
- demande de remise aux domaines ;
- fiche descriptive de matériel remis au Domaine.

Les remplir (la plupart des informations se trouvent dans la feuille de tenue d'inventaire) et les faire signer par le directeur du labo.

Les envoyer aux service financier. Attendre l'accord du délégué régional pour destruction ou vente.
 

Procédure fac

Demander à Marylène Rousseau le formulaire d'autorisation de cession de biens. Pour un matériel ancien, lui demander aussi la facture et le numéro d'inventaire.

Remplir le formulaire, le faire signer par le directeur du labo, l'envoyer au service comptable de l'UFR.
 
 
 
 
 
 
 
 

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Mis à jour le 8 juin 2000